I en dom från Kammarrätten i Sundsvall prövades nyligen vem som står risken för att en ansökan om överprövning av en upphandling som skickats inom tidsfristen inte inkommer till domstolens brevlåda i tid på grund av domstolens datafilter.
Sammanfattning av domen
En beställare genomförde en upphandling av entreprenad i enlighet med bestämmelserna i lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (”LUF”) och meddelade tilldelningsbeslut den 22 februari 2021. Underrättelse om beslutet skickades med elektroniskt medel samma dag. Den anbudsgivare som rangordnats som nummer två i upphandlingen (”anbudsgivaren”) ansökte hos förvaltningsrätten om överprövning av upphandlingen genom att skicka två e-postmeddelanden. Sista dagen för att ansöka om överprövning av upphandlingen var den 4 mars 2021. E-postmeddelandena kom fram till Sveriges Domstolars närverk på kvällen den 4 mars 2021 men stoppades av Domstolsverkets skräppostfilter. Meddelandena kom därför fram till förvaltningsrättens e-postbrevlåda först dagen efter, den 5 mars 2021. Förvaltningsrätten avvisade ansökan genom beslut den 22 mars 2021 med anledning av att förvaltningsrätten fann att ansökan kommit in för sent.
Anbudsgivaren överklagade avvisningsbeslutet till kammarrätten som avskrev målet beträffande överprövning av upphandlingen eftersom beställaren ingått avtal den 23 mars 2021 med den leverantör som tilldelats kontraktet (ett träffat avtal utgör hinder för att föra en talan om överprövning av upphandlingen). Med hänsyn till att anbudsgivaren justerat sin talan till att även avse yrkande om avtalets ogiltighet först i kammarrätten efter vetskapen om avtalets ingående överlämnades målet till förvaltningsrätten för prövning i den delen.
Förvaltningsrätten konstaterade att eftersom avtal hade träffats fanns inte laglig möjlighet att överpröva upphandlingen varmed förvaltningsrätten endast hade att överpröva avtalets giltighet. Frågan som var föremål för prövning var om ansökan om överprövning av upphandlingen hade inkommit i rätt tid och att en förlängd avtalsspärr därmed medförde att avtalet träffats i strid med tiodagarsfristen och skulle förklaras ogiltigt.
En avtalsspärr om 10 dagar gäller från att underrättelse om tilldelningsbeslut skickas. Om en ansökan om överprövning av en upphandling inkommit förlängs avtalsspärren till 10 dagar efter att förvaltningsrätten har avgjort målet. För att avtalsspärren ska förlängas krävs att ansökan om överprövning av en upphandling har kommit in till förvaltningsrätten före utgången av en sådan avtalsspärr. Om ett avtal träffats i strid med tiodagarsfristen ska det förklaras ogiltigt om någon av de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna eller någon annan bestämmelse i upphandlingslagarna har överträtts och det har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada.[1]
Förvaltningsrätten ansåg att anbudsgivaren inte kunde belastas för att anbudsgivarens e-post felaktigt stoppats i Sveriges Domstolars e-postfilter och att ansökan om överprövning av upphandlingen därför fick anses ha gjorts inom avtalsspärren. Det medförde att bestämmelsen om förlängd avtalsspärr aktualiserades och att avtalsspärren fortsatte gälla under handläggningen av målet fram till tio dagar efter att målet avgjorts. Eftersom målet avgjordes genom slutligt beslut den 22 mars 2021 och avtal träffades den 23 mars 2021 ansåg förvaltningsrätten att avtalet slutits i strid med tiodagarsfristen i 20 kap. 10 § LUF. Dock ansåg förvaltningsrätten att det saknades grund för att ogiltigförklara avtalet eftersom beställaren inte förfarit i strid med de grundläggande principerna i 4 kap. 1 § LUF eller annan bestämmelse enligt samma lag och att det har medfört att anbudsgivaren lidit skada eller kunde komma att lida skada.
Till skillnad från förvaltningsrätten ansåg kammarrätten att det var anbudsgivaren i egenskap av avsändaren som skulle bära risken för att ansökan inte funnits tillgänglig för förvaltningsrätten inom tiden för överprövningen och som således bar risken för att ansökan fastnat i domstolens datafilter.
Kammarrättens ställningstagande tog sin utgångspunkt i förvaltningsrättsliga bestämmelser. Av 44 § förvaltningsprocesslagen (1971:291) framgår att en handling kommit in till domstolen den dag som handlingen når domstolen eller en behörig befattningshavare. Motsvarande bestämmelse finns i förvaltningslagen som vars förarbeten konstaterades vara vägledande. Av förarbetena framgår att elektroniska handlingar, som skickas till myndigheten genom dataöverföring i ett elektroniskt kommunikationsnätverk eller på annat liknande sätt, anses som inkomna när de finns tillgängliga för myndigheten eller en behörig befattningshavare på myndighetens server i datanätverket.[2]
Kammarrätten konstaterade vidare att huvudregeln om när en handling ska anses komma in till en myndighet bygger på principen att det är avsändaren som bär risken för att överföringen av ett meddelande försenas eller inte fungerar. Som Kammarrätten konstaterade ankommer det därmed på den som ansöker om överprövning att försäkra sig om att ansökan kommer in i rätt tid.
Eftersom ansökan om överprövning av upphandlingen varit tillgänglig för förvaltningsrätten först den 5 mars 2021 kom ansökan om överprövning in för sent till förvaltningsrätten. Någon tiodagarsfrist förelåg därmed inte i samband med att förvaltningsrätten avgjorde målet om överprövning. Avtalet var därmed inte slutet i strid med tiodagarsfristen och det saknades därför grund för att ogiltigförklara avtalet. Att förseningen berodde på att ansökan stoppades av Domstolsverkets skräppostfilter saknade betydelse.
Avslutning
Som Kammarrätten konstaterade ankommer det på den som ansöker om överprövning att försäkra sig om att ansökan kommer in i rätt tid och att det gäller även när ett hinder på mottagarens sida, likt ett e-postfilter, medför att ett meddelande försenas eller inte fungerar eftersom avsändaren bär risken fram till att meddelandet är att betrakta som tillgängligt för domstolen. Vikten av att i god tid skicka in överprövningar eller andra handlingar belagda med tidsfrister kan därför inte nog poängteras. Domstolsverket använder sig av automatiskt genererade svarsmeddelanden när ett meddelande skickas elektroniskt till domstolen som ett kvitto på att handlingarna inkommit. Det är viktigt att säkerställa att ett sådant meddelande erhålls som ett kvitto på att handlingarna mottagits av domstolen. En bra utgångspunkt är att skicka in handlingar i så pass god tid att förvaltningsrättens telefontid är öppen för att kontrollera att begäran om överprövning har nått fram och finns tillgänglig för förvaltningsrätten för det fall sådant meddelande inte skulle erhållas.
[1] Bestämmelser om avtalsspärr och överprövning finns i 20 kap i LUF, samt (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), lag (2016:1147) samt i 16 kap i lag om upphandling av koncessioner (LUK) respektive lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
[2] Se prop. 2016/17:180 s. 307
