Många beställare upplever nödvändiga ändringar av upphandlade kontrakt så pass riskfyllda att de helt avstår från dem. Även om vägen dit kan framstå som snårig, är det inte omöjligt att göra dem. Möjligheten till ändringar fyller en viktig funktion, eftersom det inte sällan uppstår behov av att precisera något som förbisetts vid upphandlingen. Det kan även ha uppstått ändrade förutsättningar (t.ex. pga. krig eller naturkatastrofer) som medför behov av ändringar. Den upphandlande myndigheten bör förstås aldrig gå in i en diskussion om att ändra ett kontraktsvillkor bara för att den vinnande leverantören vill det. Det är först när det ligger i den upphandlande myndighetens intresse att ändra kontraktet som myndigheten kan behöva få klart för sig var gränsen går, för att om möjligt undvika att tvingas genomföra en ny upphandling.
I 17:e kapitlet i LOU återfinns ett antal bestämmelser om när ett upphandlat kontrakt (eller ramavtal) får ändras utan att en ny upphandling krävs. En tillåten ändringsgrund finns i 17:9 LOU och berör ändringar av mindre värde. En sådan ändring utgör inte någon väsentlig ändring och är därmed alltid tillåten. Det är en vanlig missuppfattning att denna bestämmelse också utgör ett tak för hur mycket ÄTA-arbeten som får beställas i en entreprenad. ÄTA-arbeten bör hanteras med tillämpning av 17:10 LOU, där det anges att ändringar alltid är tillåtna om de beställs i enlighet med en i kontraktet intagen ändrings- eller optionsklausul. ÄTA-arbeten av sedvanlig karaktär och omfattning är i princip oundvikligt och bedöms oftast inte rubba parternas jämvikt i ekonomisk mening. Bedömningen kan dock bli en annan om det rör sig om ett enstaka exceptionellt omfattande ÄTA-arbete. Tilläggas kan att s.k. likställda ÄTA-arbeten överhuvudtaget inte utgör någon ändring av kontraktet.
I 17:14 LOU återfinns vidare en generell bestämmelse som stadgar att ett kontrakt även i andra fall än de som nämnts får ändras, om ändringen inte är väsentlig. Bestämmelsen innehåller en icke uttömmande lista över när en ändring anses vara väsentlig; t.ex. om den inför nya villkor som, om de hade ingått i den ursprungliga upphandlingen, skulle medfört att andra anbud skulle ingått i utvärderingen eller att ytterligare leverantörer skulle ha deltagit i upphandlingen alternativt att kontraktets omfattning utvidgas betydligt.
Mindre förtydliganden av vad som i efterhand uppfattats som en oklarhet i ett förfrågningsunderlag kan knappast anses väsentliga, under förutsättning att myndigheten inte gör eftergifter i kommersiell eller juridisk mening som går utöver vad som kan anses normalt och marknadsmässigt acceptabelt. Det ligger i allas vårt intresse att samhällets behov kan tillgodoses genom upphandlade kontrakt och att dessa ibland under kontraktets löptid också måste anpassas i mindre grad till ändrade förutsättningar och rådande omvärldsläge.
Artikeln är författad av Advokat Fanny Olsen och biträdande jurist Christofer Bjerkhoel.
