När systematiskt tänkande kan bidra till arbetsmiljön

Publicerat:25 februari, 2021
Vi spenderar en stor del av vårt dagliga liv på jobbet. Med detta i åtanke är det inte konstigt att frågan ”Hur har du det på jobbet?” uppstår med jämna mellanrum. Det är en enkel fråga, men den väcker tankar kring många separata faktorer som måste beaktas och som påverkar arbetsmiljön och i slutändan de anställda. Som arbetsgivare är det viktigt att inse att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) inte bara är ett rättsligt krav, utan en försäkring för att hålla arbetsplatsen tickande och produktiv.

Så vad ska man tänka på när det kommer till systematiskt arbetsmiljöarbete? Det är kanske lättast att förklara vad systematisk arbetsmiljö handlar om. När man bryter ned det är det ett kontinuerligt arbete som säkerställer en tillfredställande fysisk, psykologisk och social arbetsmiljö på arbetsplatsen. Grundkraven avseende SAM finns i Arbetsmiljölagen. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 (SAM) finns mer detaljerade krav.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Det är arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön och som ska se till att arbetsmiljöarbetet utförs systematiskt. Det är därför viktigt att arbetsgivaren har den kunskap som behövs för att säkerställa att de grundläggande kraven i Arbetsmiljölagen och de mer detaljerade kraven i Arbetsmiljöverkets föreskrifter uppfylls.

Även om systematiskt arbetsmiljöarbete måste anpassas till varje enskild verksamhet, och även anpassas ytterligare inom olika branscher, är de grundläggande principerna desamma – att kontinuerligt och löpande ha en process som utförs i fyra steg, dvs. undersöka → riskbedöma → åtgärda → uppfölja.

Det är viktigt att komma ihåg att dokumentation är en nyckelfaktor för en effektiv uppföljning av de tre första stegen. Enligt föreskrifterna ska verksamheten skriftligen dokumentera bland annat arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner och riskbedömningar, vissa krav varierar beroende på antalet anställda, vilka ska kunna uppvisas till Arbetsmiljöverket på anmodan.

Arbetsmiljöarbetet läggs dock inte helt på arbetsgivarens axlar utan var och en i verksamheten har olika grader av skyldighet att bidra till en bra arbetsmiljö. Det direkta ansvaret, som är det Arbetsmiljöverket kan ingripa på, är arbetsgivarens ansvar, men varje medarbetare bör göra sitt för att bidra till arbetsmiljöarbetet.

Arbetsuppgifter kan delegeras till chefer som i sin tur kan delegera vidare i organisationen. För att en delegation ska vara giltig bör den vara tydlig och det är viktigt att den person som accepterar delegering har de kunskapar och befogenheter som krävs för att de ska kunna utföra arbetet på ett bra sätt. De ska också ha möjlighet att återlämna de delegerade arbetsuppgifterna om de känner att de inte har tillräcklig kunskap, utbildning eller resurser för att lyckas med uppgiften.

För att lyckas med SAM krävs rutiner och dokument som hjälper till att utföra uppgifterna och så att det sker en kontinuerlig planering av arbetet.

Vi har kort sammanfattat betydelsen av systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen och vikten av arbetstagarens roll. Den röda tråden leder vidare till organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). För att skapa en välbalanserad och attraktiv arbetsplats går SAM och OSA hand i hand. Men vad behöver ni tänka på när det gäller OSA?

Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)

Grundkraven avseende OSA finns i Arbetsmiljölagen. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2015:4 (OSA) finns mer detaljerade krav.

När det gäller OSA finns det tre huvudområden att beakta:

  • Arbetstid
  • Arbetsbelastning
  • Kränkande särbehandling

Även här har arbetsgivaren huvudansvaret att se till att lagar och föreskrifter följs. Det är viktigt att notera att det finns ett uttalat kunskapskrav på chefer och de som leder arbetet. Det räcker inte med övergripande kunskaper utan kunskaperna behöver anpassas till arbetsplatsens särskilda organisatoriska och sociala förutsättningar.

Arbetet med att förebygga och hantera förekommande brister i den sociala arbetsmiljön kräver specifika kunskaper kring arbetsplatsens sociala strukturer, kulturer och arbetstagare. I det förberedande arbetet bör man arbeta med att skapa en sund kultur/miljö för alla att arbeta i, där det finns utrymme för medarbetarna och att alla känner sig delaktiga. Det bör också finnas rutiner på plats för att upptäcka samarbetssvårigheter i tidigt skede. Nyckelord är att man är varandras arbetsmiljö.

Vad avser arbetstider och arbetsbelastning innebär detta att arbetet måste organiseras på ett bra sätt. Det som ska tänkas på är t.ex. om det finns tillräckligt med resurser för att klara arbetets krav och om arbetstoppar eller liknande endast är tillfälliga eller om det finns en konstant felfördelning. Det behövs rätt kunskaper, befogenheter, ledningsstöd och inte minst tid för att kunna uppfylla arbetsplatsens krav kring organisatorisk och social arbetsmiljö. Det gäller här att alla arbetstagare har grundläggande information om detta.

Både SAM och OSA innebär att det måste finnas rutiner och dokumentation för att följa arbetet, men målet med både SAM och OSA ska vara att arbetsmiljön ska ge ett positivt utbyte i form av ett rikt arbetsinnehåll, arbetstillfredsställelse, gemenskap och personlig utveckling samt att alla arbetstagare ska må bra. Det är med andra ord ett viktigt arbete att både se till att pappren är i sin ordning och att rutinerna efterlevs även i praktiken.

 

Pia Pehrson, advokat/partner
pia.pehrson@foyen.se

Caterina Carreman, advokat
caterina.carreman@foyen.se

Sara Hedström, paralegal
sara.hedstrom@foyen.se

Samtliga verksamma vid Foyen Advokatfirma