I tidningen intervjuas även Jan Dernestam, managing partner på Mannheimer Swartling och Anders Fast, managing partner på Baker McKenzies samt arbetspsykologen Jens Näsström och Malin Engelbrecht, projektchef för strategiska initiativ på Castellum på temat ”Advokatbyråerna efter covid”.
Jobba hemifrån en eller ett par dagar i veckan, resa mindre och ha fler digitala möten och utbildningar. Det är några av nyheterna när advokatbyråerna öppnar upp igen i höst efter pandemin. Men det finns risker med allt för mycket hemarbete, menar en expert. Och kontoret som mötesplats är fortsatt centralt för att slå vakt om byråernas företagskulturer.
Coronapandemin innebar stora förändringar i arbetslivet, på många sätt. Hos advokatbyråerna, som traditionellt fäst stor vikt vid närvaro på kontoret, var osäkerheten inledningsvis stor. Skulle det fungera att träffa klienter och medarbetare digitalt i stället för i verkliga livet? Räckte tekniken till för de behov som fanns? Advokaten har talat med tre affärsjuridiska advokatbyråer om det omvälvande coronaåret och vad det fört med sig inför framtiden. Det visar sig att det mesta fungerat oväntat bra. Pandemin och den påtvingade omställningen tycks dessutom ha medfört en ny syn på både kontoret och på hemarbete.
De tre byråerna – Foyen, Mannheimer Swartling och Baker McKenzie – har alla klarat pandemins utmaningar hyfsat väl. Ekonomiskt har det i vissa fall varit till och med bättre än normalt och klienterna har varit förstående. Men många av framför allt de yngre medarbetarna har lidit av att inte kunna vara på kontoret och träffa kolleger och klienter. Samtliga byråer har haft begränsad närvaro på kontoret sedan förra vårvintern.
Maria Wallenborg Ekdahl är vd för Foyen Advokatfirma:
–Vi har sedan mars 2020 begränsat vår närvaro på kontoret ganska kraftigt och varit noga med smittspårning om någon blivit sjuk. När vi stängde ner kontoret såg vi till att alla medarbetare fick bland annat tangentbord och skärm till hemmakontoret för att underlätta arbete i hemmet. När det lättade upp förra sommaren införde vi en form av växelsystem och var glest bemannade men sedan i höstas stängde vi ner helt och hållet igen. Så ser det i princip ut fortfarande, säger hon.
Fungerat bra i stort sett
Rent arbetsmässigt anser Maria Wallenborg Ekdahl att det fungerat bra, under rådande omständigheter.
–Vi fick ju kasta oss in i digitaliseringen mycket snabbare än vi tänkt och flyttade oss tio år framåt på bara några månader. På nåt sätt har det ändå gått bra. Det svåraste har varit att handleda våra biträdande jurister digitalt, det blir inte samma sak som när man kan ha den nära dagliga kontakten på kontoret. Vi har ganska många nyanställda så det har varit en utmaning både för dem och oss. Svårigheten att delegera till de yngre juristerna har dessutom inneburit att delägarna och de seniora juristerna har fått mer att göra.
–Dessutom har det varit svårt att genomföra utvecklingssamtal och samtal där man ska diskutera känsligare ämnen, då man behöver sitta ner tillsammans i ett rum. En del av dessa samtal har vi genomfört utomhus på promenad. Det har fungerat bra om än varit lite tidsödande. En del sådana samtal ha mer än vi önskat, säger Maria.
Fler tvistlösningar
Ärendetillströmningen till byrån har varit i princip opåverkad men andelen tvistlösningar har ökat, vilket är vanligt i kristider. Byrån hanterar många tvister inom entreprenadärenden.
–De flesta klientmöten går att hålla digitalt men däremot har vi gjort en del vittnesförhör i tvistemålen på kontoret under coronasäkrade omständigheter, berättar Maria.
Foyen har en ganska omfattande utbildningsverksamhet och där lärde man sig att snabbt ställa om till digitala utbildningar med hjälp av Zoom.
– Det visade sig gå bättre än förväntat. Tidigare hade vi bara plats för 30 deltagare och nu kan vi ha upp till 200 och har i dagsläget tre–fyra gånger fler deltagare på våra kurser. Vi kommer att fortsätta hålla våra kortare kurser och frukostseminarier digitalt men göra heldagsutbildningar på plats igen när det är möjligt.
Lärdomar under pandemin
Så vad har man då lärt sig under pandemin?
–Vårt arbetssätt har förenklats med digitaliseringen. Många har jobbat hemifrån och jag tror många uppskattar att det har blivit enklare att få ihop familjelogistiken. Men vi har också lärt oss att kontoret är väldigt viktigt, att många saknar den sociala interaktionen, att bolla en fråga med en kollega, den sociala interaktionen i korridoren och äta lunch tillsammans. Jag tror att många vill komma tillbaka till kontoret men ändå ha en möjlighet att jobba hemifrån.
Hur byråns medarbetare ska jobba i höst när samhället förhoppningsvis öppnar upp igen är inte bestämt ännu.
–Men vi kommer troligen inte att kunna ta steget tillbaka och ha våra medarbetare på kontoret fem dagar i veckan. Men att medarbetarna är på kontoret när det verkligen behövs för att sköta arbetet på bästa sätt är självklart.
–Vi vill ju undvika de störningar och brister som vi upplevt under pandemin, som svårigheterna med handledning, att delegera arbete och genomföra känsliga samtal. Då krävs det att vi är på kontoret.
Fortsätta digitaliseringen
Maria Wallenborg Ekdahl räknar också med att det blir färre resor i tjänsten framöver.
–Vi kommer inte att resa flera timmar för en timmes möte i Norrland. Det ligger även i klientens intresse. Vi har tidigare rest ganska mycket mellan våra kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Falun, och det kommer vi att återuppta. Det är viktigt när vi ska hålla ihop en verksamhet med 100 medarbetare.
Foyen har nyligen flyttat till nya lokaler i Stockholm och haft möjlighet att inreda det på ett sätt som ska möta nya behov. Alla har fortfarande egna kontorsrum men kontoret har också många sociala ytor, olika typer av arbetsställen och gott om mötesrum för att uppmuntra till relationsbyggande och inte bara arbete.
–Om vi ska titta på vad som varit positivt med pandemin så är det digitaliseringen. Vi har fått en skjuts och det ska vi fortsätta med. Medelålders advokater är kanske inte helt förändringsbenägna. Nu när de tvingats in i fållan gäller det att fortsätta i samma anda så att vi småningom även har fullt ut digitala akter, säger Maria Wallenborg Ekdahl.
Aldrig helt stängt
På Mannheimer Swartling har man i princip jobbat hemifrån sedan 15 mars 2020 och gör så fortfarande, berättar byråns managing partner Jan Dernestam.
–Strax efter sommaren 2020 gick vi tillbaka på 50 procent under en kort period, men sedan drog vi ned igen. Kontoret har aldrig varit helt stängt så de som haft affärskritiska möten har kunnat vara där, men det har varit väldigt tomt. Från början tillät vi bara affärskritiska möten men i takt med att pandemin dragit ut på tiden har vi på grund av hänsyn till våra medarbetares välbefinnande och mentala hälsa tillåtit fler att komma in till kontoren då många upplevt det ganska påfrestande att arbeta hemma under lång tid. Vi har inte haft någon smittspridning på något av våra kontor under den här tiden. Eftersom nästan alla medarbetare har egna rum är våra kontor mycket säkra men det är framför allt transporterna till och från kontoret vi velat undvika, säger Jan Dernestam.
Finansiellt bra år
Finansiellt var 2020 ett av Mannheimer Swartlings bästa år hittills och stora delar av arbetet har kunnat skötas på distans även om affärsutveckling och innovationer har fått stå lite på vänt. Den största utmaningen har varit att hålla alla medarbetare vid gott mod.
–I takt med att pandemin drog ut på tiden är det många som mått dåligt av att sitta hemma. Våra medarbetare är ju väldigt drivna och ambitiösa personer och då ökar förstås risken för ohälsa när det inte finns någon ledare i närheten som kan fånga upp signaler när någon mår dåligt.
–Arbetet blir ju väldigt kliniskt när allt försvinner som gör jobbet på en advokatbyrå roligt – resor, konferenser, spännande möten, luncher, fredagsöl och trevliga, spännande kolleger – och så sitter man bara och jobbar. Det blir väldigt slitsamt, särskilt om du är en driven person som jobbar väldigt hårt men inte får den sociala input du är van vid, säger Jan Dernestam.
Mer lyhörd med digitalt ledarskap
Det har ställt nya krav på byråns delägare och övriga chefer. I ett digitalt ledarskap behöver du vara betydligt mer lyhörd. Det har byrån jobbat mycket med, men också sett till att ses regelbundet.
–Vi har haft promenadgrupper, picknickar och försökt ses utomhus så ofta det går. Vi har också sett till att alla delägare regelbundet ringt upp medarbetarna eller ännu hellre tagit en promenad tillsammans, för att diskutera hur man mår. Medarbetarna är förstås det viktigaste vi har. I en redan pressande miljö har det blivit ännu mer krävande för många. Nyckeln som ledare har varit att vara så närvarande som möjligt trots att man inte kunnat ses.
–De svar som kommit fram i våra medarbetarundersökningar är typiskt sett att byrån har gjort allt vad vi kunnat i den rådande situationen men att det ändå har varit en väldigt jobbig tillvaro.
Största vinsterna
Den snabba digitala utvecklingen och synen på hemarbete ser Jan Dernestam som de stora vinsterna från pandemin.
–Tack vare vårt eget digitala innovationslabb var vi redan långt framme men nu fick vi alla även lära oss att använda verktygen. Vi har dessutom alltid varit en flexibel arbetsplats där medarbetarna haft möjlighet att jobba hemma. Men pandemin har medfört att attityden till hemarbete förändrats, det finns en ökad medvetenhet om att vissa arbetsuppgifter är mer lämpade att utföra hemma än på kontoret. Det blir också enklare att kunna gå tidigare för att hämta barn och jobba vidare på kvällen. Eller komma senare för att undvika rusningstrafik. Men kontoret kommer alltid att vara grunden för vår verksamhet, vi jobbar så mycket i team. Vi behöver träffas, om inte annat för att bygga vår företagskultur, sammanhållningen och omsorgen om varandra.
Ökat hemarbete i höst
När Mannheimer Swartling öppnar upp sina kontor igen i september räknar Jan Dernestam med att flera av medarbetarna kommer att jobba mer hemifrån än före pandemin.
–Vi vill inte detaljstyra eller ha fyrkantiga regler som gäller alla. Det viktiga är att vi jobbar mer effektivt och att varje individ hittar sin modell för att få ihop livspusslet på bästa sätt. Alla kommer nog att jobba hemma en eller ett par dagar per vecka men tyngdpunkten måste fortfarande vara på kontoret för att vi fullt ut ska kunna dra maximal nytta av vår kollegiala och kollektiva företagskultur samt leva upp till kraven från våra klienter.
Hybridarbetets utmaning
Jan Dernestam varnar också för risken att ökat distansarbete kan bli en ny kvinnofälla.
–Vi måste säkerställa att det inte blir så att kvinnliga medarbetare gör en uppgörelse med sin manliga partner att jobba mer hemma för att kunna hämta barn, och helt plötsligt är kvinnor mindre närvarande på kontoret och halkar efter i karriärmöjligheter. Han tror inte på pratet om kontorets framtida död, men däremot att kontoret kan få en annan funktion.
–Vi kommer inte att minska ner våra kontorsytor men kanske skapa fler mötesrum som klarar av hybridmöten. Utmaningen som vi kommer tillbaka till är hybridarbetet, när halva gänget är på kontoret och andra halvan på distans. Det är sådana video- eller telefonkonferenser som är svårast att få till rent tekniskt, säger Jan Dernestam.
Medvetet val inte stänga
Anders Fast är managing partner på Baker McKenzies Nordenkontor i Stockholm. Byrån finns i 45 länder runt om i världen och har fått hantera pandemin olika beroende på hur den slagit just där. Byråns Londonkontor har till exempel varit helt stängt över ett år medan kontoren i Asien stängde ned snabbt men öppnade upp tidigt.
– I Stockholm gjorde vi tidigt ett medvetet val att inte stänga kontoret helt men drog ned bemanningen på plats. Vi hade redan före pandemin en policy som tillät våra medarbetare att jobba hemifrån eller komma senare och gå tidigare om man behövde det.
–Många medarbetare ville ha kontoret som en fast punkt och vi ville möjliggöra för dem som är ensamstående eller trångbodda att jobba från kontoret. De flesta har egna rum så det har funnits möjlighet att vara på kontoret utan att behöva socialisera i stora sammanhang, och fortfarande kunna följa myndigheters riktlinjer, säger Anders Fast.
Ingen smittspridning
Byrån har haft en policy att de medarbetare som velat komma in till kontoret, och deras närstående, måste vara friska minst 48 timmar innan. Och tydliga regler kring hur man anmäler sig, spritning och städning av kontoret. Man har inte haft någon smittspridning på kontoret. Baker McKenzie har som flera andra storbyråer haft mer än någonsin att göra.
–Transaktionsverksamheten har gått upp något enormt och det har förvånansvärt nog fungerat att ha känsliga förhandlingar och genomföra stora transaktioner utan att träffas, vilket förvånade oss något. Att sälja eller köpa en stor verksamhet är ju mycket en förtroendefråga där man gärna vill titta folk i ögonen. Den största utmaningen under pandemin har enligt Anders Fast varit att bibehålla byråkulturen och säkerställa välmåendet hos medarbetarna när till exempel sociala aktiviteter måste ställas in.
–Vi har haft videomöten med alla på hela kontoret varje måndag för att informera om vad som är på gång. Det gjorde vi inte tidigare. Dessutom har varje team haft dagliga avstämningar med sina medarbetare. När du träffas fysiskt ser du ju hur människor mår men digitalt är det mycket svårare att säkerställa att människor mår bra.
Hitta individuella lösningar
När kontorets 110 medarbetare förhoppningsvis är tillbaka i september ser Anders Fast en rad förändringar jämfört med före pandemin.
–Vi har haft ett flexibelt arbetssätt redan innan och jag tror att det kommer att bli ännu mer så. Men vi behöver en nystart när vi får tillbaka all personal till kontoret. Det är viktigt att få ihop alla och känna en samhörighet, att alla känner att kontoret är viktigt. Men sedan kommer vi att fortsätta ha ett flexibelt arbetssätt. Jag vill inte sätta någon gräns, vi har trots allt en verksamhet där alla har ett ansvar att bidra på bästa sätt. Det handlar om att hitta individuella lösningar men kontoret kommer att fortsätta att vara en viktig mötesplats.
–Särskilt viktigt är det att vissa personalkategorier som yngre biträdande jurister är på kontoret eftersom de behöver vägledning, utbildning och utveckling som är svårare i en helt digital miljö. Och att de känner att de är en del av kulturen och miljön. Det är ett av skälen till att vi inte går över till ett helt flexibelt arbetssätt.
Rena skrivbord
Nytt blir också ett minskat onödigt resande, där möten lika gärna kan ske digitalt.
–Men vi kommer att träffas när vi anser att vi behöver göra det, till exempel att vi partners runt om i världen behöver ses för att hålla ihop vår kultur. Byrån har senaste året också passat på att göra om på kontoret.
–Vi har växt mycket och i stället för att utöka lokalytorna har vi byggt om en del för att underlätta för ett flexibelt arbetssätt, med fler små öppna landskap där alla kan vara på kontoret och ändå ha en arbetsplats. Och när jag inte är på kontoret ska någon annan kunna ta mitt rum i anspråk. Därför måste alla lämna ett rent skrivbord efter sig, säger Anders Fast.
Text: Hans Hellberg
Artikeln är publicerad i tidningen Advokaten nr 6 – 2021 – >>
