Konsten att förändra traditionella advokatbyråer

Publicerat:20 april, 2020

Elina Engström har ägnat drygt fem år åt digitaliserings- och förändringsarbete vid Nyman Rudenstam och Foyen. I vår lanseras en ny tjänst som gör det enklare för klienter att överblicka byråns arbete i ärenden och för klienter att ta del av dokument.

Efter avslutad paralegalutbildning började Elina Engström på Nyman Rudenstam, en liten advokatbyrå med tre delägare från Lindahl och Bird & Bird. Byrån var tidigt ute med digitala lösningar, som CRM-system och molntjänster.

– 2016 gick vi samman med Foyen, en medelstor och lite mer traditionell byrå. Foyen var en byrå med hög kompetens men med en annan nivå av digitalisering. Det stod tidigt klart att det fanns stor potential för utveckling.

Var började digitaliseringsresan?

– När jag tillträdde började jag arbeta med ett av de ärenden som var störst för byrån vid det tillfället, ett stort skiljeförfarande inom entreprenad där många kollegor arbetade tillsammans.

– Jag kände att det måste finnas ett mer effektivt sätt att arbeta med bilagor, och det gjorde det. Jag ringde alla som är ”ett namn” inom legal tech i Sverige, och hittade till slut ett program vi kunde använda för att leverera hyperlänkade yttranden i våra ärenden.

– Programmet är en schweizisk ”off the shelf”-produkt, ett program som arbetar med parallellt med Office Word med en bakomliggande struktur kopplat till en server. Vid arbete med dokument som vi sparar och hanterar i molnet, kopplade till det digitala ärendehanteringssystemet, kan flera personer arbeta i samma dokument samtidigt med länkar till bilagor som sedan uppdateras mot servern och läggs i rätt ordning och döps efter angiven nummerserie.

Har ni kunnat mäta effektivitetsvinsterna?

– Vi har ännu inte mätt någon effektivisering i tid men vi upplever att det redan besparat många timmar, inte minst i slutskedet av processer där alla bilagor ska numreras, bilageförteckning ska skapas osv. Verktyget löser hela den processen åt oss. Vi ser också en stor fördel med att leverera en inlaga där alla våra bilagor är länkade och klickbara i texten, detta gör det lättare för mottagaren att få en bra bild av vad som åsyftas. Bilagorna går även att få i en samlad mapp med möjlighet att söka fram den bilagan man vill ha och öppna upp den, så den traditionella valmöjligheten finns också för den som önskar.

– Vi jobbar på liknande sätt inom ärenden i våra övriga affärsområden. Tillsammans tittar vi på vilka möjligheter som finns och tillämpar den tekniska lösning som bäst matchar våra behov.

Upplever ni att den här typen av lösningar efterfrågas av klienter?

– Absolut, vi erbjuder i allt större utsträckning att arbeta helt digitalt mot våra klienter, och märker att det tas emot mycket väl. Det är framförallt både tidsbesparande och kostnadseffektivt. Vi ser också att klienter önskar ökad grad av digitalisering, bland annat vad gäller gränssnittet mot klient, i våra klientutvärderingar.

Hur utvärderar och väljer ni produkter?

– Vi håller ständigt ögonen öppna efter nya spännande produkter på marknaden. Främst tittar vi löpande på våra processer och utvärderar internt om det är något vi kan göra mer effektivt, sedan utifrån det perspektivet så tittar vi på vad som erbjuds. Jag kan uppleva att många produkter kan verka bra i teorin, men det är viktigt att sätta användandet i främsta rummet: är produkten något vi behöver? Vem behöver den och varför?

– Väldigt sällan har samtliga jurister hos oss behov av exakt samma sak, samtidigt. Men med detta sagt så har vi de senaste åren gjort en stor förändringsresa med att effektivisera och digitalisera många steg internt. Vi upplever att vi kommit långt, det vi adderar nu är inte ”basen” utan mer nischade produkter.

Vad tycker du om produktutbudet och utvecklingen på den svenska marknaden, idag?

– Jag upplever att det finns teknik för att skapa behovsanpassade och riktigt bra lösningar. Däremot brister det ofta i användarvänligheten. Ibland behövs inte alla möjliga specialfunktioner eller ett program som kan göra allt, utan enkla, renodlade produkter som är användarvänliga och fyller en tydlig funktion. Absolut är det bättre idag än för några år sedan, marknaden anpassar sig men det är en bra bit kvar.

Har ni tittat något på dashboards eller andra verktyg som samlar och integrerar olika applikationer under ett tak?

– Det är inget vi tittar på idag eller har ett direkt behov av. Men vi strävar inte att springa på de trendigaste bollarna utan vi testar oss ganska försiktigt fram och ser användandet som det främsta att arbeta med och att öka. Inte nivån av antal produkter eller tjänster vi har tecknat.

– Just nu är upplever jag att branschen är i något av en mellanperiod där många testar sig fram, alla vill ligga i framkant och stressen i att bli mer digital är hög. När jag pratar med branschkollegor får jag ofta höra att det inte är tekniken som är problemet, för den finns där. Branschens utmaning när det gäller digitalisering är snarare arbetet med förändringen och att leda förändring inom organisationen.

Vad innebär det konkret?

– Jag upplever generellt sett att få är beredda och har möjlighet tidsmässigt att lära sig ett nytt program eller tjänst om den endast köps in och skickas ut med en manual. När jag istället tillsammans med våra arbetsgrupper sitter i mindre team och gemensamt implementerar nya arbetssätt ökar vi användandet mer framgångsrikt.  Vår organisation är nu mer nyfiken och förändringsbenägen än någonsin, vilket är jätteroligt. I de traditionella organisationsmodellerna för byråer med assistenter, sekreterare, en ansvarig för KM, eventuellt en bibliotekarie och en IT-avdelning finns ingen riktig länk mellan jurister, klienter, program och förändringsledning. Den länken är min roll hos oss.

Har du några tips på hur man får organisationen med sig?

– Vi arbetar mycket med behovsanpassning, där vi börjar med att testa olika tjänster i små grupper och i ärenden för att sedan, om det är något vi ser är effektivt och bra, applicera det vidare på fler arbetsgrupper. Jag jobbar med att informera internt och håller löpande workshops på temat digitalisering för successivt öka vår användning och väcka nyfikenhet för förändring och effektivisering. För mig är det viktigt att få med samtliga kollegor på denna förändringsresa och att vara lyhörd för de behov som finns.

– Det absolut roligaste i min tjänst är när en jurist har en utmaning, tycker att något inte fungerar så bra och jag kan komma med en lösning. Eller när en klient tycker att något kan göras smidigare och vi har ett sätt att göra just det efterfrågar och vi på så vis stärker klientrelationen.

– Nyfikenheten är det viktigaste, jag upplever att efterfrågan internt hela tiden blir större. Därför har vi valt att bygga vår digitaliseringsresa just på den nyfikenhet vi upplever inom organisationen. Men förändringsarbete är komplext. Någon har ett behov, någon annan köper in, en tredje använder. Just länken mellan behovet, inköpet, anpassningen till verksamheten och implementeringen av verktyget är en utmaning.  Men vi tycker att vi hittat ett sätt som passar oss och som driver oss framåt.

 

Intervjun publicerades den 26 mars 2020 på Legaltech.se >>