Muntlig kommunikation får i regel användas under en upphandling, om kommunikationen inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen och den upphandlande myndigheten dokumenterar sådana uppgifter från kommunikationen som är av betydelse för upphandlingen, jfr 12 kap 5 § LOU. Med de väsentliga delarna avses; upphandlingsdokument, anbudsansökningar, intresseförklaringar och anbud. Uppgifter som ska anges i upphandlingsdokumenten exempelvis tilldelningskriterier och hur de viktas omfattas därmed av de väsentliga delarna, jfr 10 kap 8 § och 14 kap 1 § LOU. Något hinder för en upphandlande myndighet att använda sig av en utvärderingsmodell som innebär att muntlig kommunikation i form av att intervjuer eller presentationer används vid tillämpningen av tilldelningskriterierna föreligger däremot inte. Det förutsätter dock att utvärderingen och den utvärderingsmodell som används inte är i strid med de upphandlingsrättsliga principerna.
Utformning av utvärderingsmodell
Det är den upphandlande myndigheten som bestämmer föremålet för en upphandling och som anses vara bäst lämpad för att utvärdera ett anbud utifrån de krav och kriterier som ställts. Upphandlande myndigheter har därmed stor frihet att utforma vilken utvärderingsmodell och vilka tilldelningskriterier som ska tillämpas vid utvärderingen. Denna frihet begränsas dock genom att de tilldelningskriterier som ställs ska ha anknytning till det som anskaffas och genom att upphandlingsdokumentet ska vara så klart och tydligt utformat att en anbudsgivare på grundval av detta kan avgöra vad den upphandlande myndigheten tillmäter betydelse. En upphandlande myndighet får med andra ord inte ha en obegränsad valfrihet i sin utvärdering av ett anbud.
En otydlig utvärderingsmodell som ger den upphandlande myndigheten ett alltför stort utrymme att göra godtyckliga bedömningar riskerar att överprövas och underkännas vid en prövning i domstol, se bl.a. Kammarrätten i Sundsvalls avgöranden 2270-17–2271-17 och 192–196-18.
Även om det vid utvärdering och poängsättning finns utrymme för ett visst mått av subjektivitet bör en utvärderingsmodell, för att undvika onödiga tvister, vara så tydlig som möjligt. Det innebär att det i utvärderingsmodellen ska framgå vad som premieras och vad som krävs för att tilldelas ett visst poäng, värde eller omdöme. Vid användandet av intervjuer eller presentationer i utvärderingen är rekommendationen även att i utvärderingsmodellen redogöra för hur dessa utvärderingsmoment rent praktiskt kommer att gå till. Det innebär att utvärderingsmodellen bör ange vilka frågor som ska ställas och till vem samt vad en presentation förväntas innehålla. I likhet med tilldelningskriterierna behöver de frågor som ställs ha anknytning till det som upphandlas och vara tydligt formulerade. För att säkerställa att alla anbudsgivare ges samma förutsättningar bör en utvärderingsmodell även innehålla uppgifter så som hur länge intervjun eller presentationen ska pågå.
Överprövningen i domstol tar inte sikte på upphandlingens materiella resultat utan endast på om den upphandlande myndigheten förfarit formellt korrekt och iakttagit de upphandlingsprinciper och förfaranderegler som anges i upphandlingslagstiftningen, se HFD 2013 ref 5. Det är därför viktigt att den utvärderingsmodell som utformats och som anges i upphandlingsdokumenten faktiskt följs. Dokumentation som visar att utvärderingsmodellen tillämpats på samma sätt för samtliga anbud bör därför göras för att undvika att upphandlingen ifrågasätts.
Sammanfattningsvis är det utvärderingsmodellen som sätter ramarna för en upphandlande myndighets utrymme att utvärdera ett anbud. Även om upphandlande myndigheter har viss frihet i utformningen bör en redogörelse av utvärderingens samtliga moment alltid vara så precis och utförlig som möjligt. Förutom att det blir enklare för anbudsgivare att förstå vad den upphandlande myndigheten tillmäter betydelse underlättar det även för den upphandlande myndigheten och minskar risken för att ovidkommande hänsyn tas och att upphandlingen bedöms vara i strid med de upphandlingsrättsliga principerna.
