Bolagsverket kräver nu särskilda fullmakter vid per capsulam-beslut – trots att lagen inte gör det. Svenska företag, särskilt de mindre och medelstora, förlitar sig på flexibla och effektiva beslutsprocesser för att navigera en dynamisk marknad. Möjligheten att fatta snabba beslut per capsulam, särskilt vid brådskande ärenden, har länge varit ett uppskattat verktyg. Därför är det med oro vi praktiker ser hur Bolagsverket nu, genom en ny handläggningspraxis, skapar påtagliga och kostsamma hinder för denna smidighet. Myndigheten kräver att en särskild, separat fullmakt lämnas in när någon företräder en aktieägare vid ett per capsulam-beslut – ett krav som inte bara är administrativt betungande utan också vilar på bräcklig juridisk grund. Detta väcker frågor om lagstöd, proportionalitet – och rättssäkerhet.
Inget lagstöd – men ändå krav
Bolagsverkets krav på särskilda fullmakter vid per capsulam-beslut bygger inte på någon tydlig bestämmelse i aktiebolagslagen. Det aktualiserar frågor om lagstöd, särskilt när myndigheten inför praktiska hinder för en beslutsform som lagstiftaren velat främja.
Det är en allmänt accepterad uppfattning att per capsulam-beslut är tillåtna om samtliga aktieägare samtycker till förfarandet. Möjligheten bygger på en etablerad princip om enhällighet, där aktieägare gemensamt kan avvika från vissa formkrav i aktiebolagslagen (ABL) eller bolagsordningen, så länge reglerna i fråga är till för att skydda dem själva. Beslutet kan därmed fattas helt utan reellt möte – med enbart dokumentation – eftersom formaliareglerna ytterst är till för aktieägarnas egen skull.
Eftersom per capsulam-förfarandet inte är uttryckligen reglerat i ABL, finns heller ingen särskild reglering om fullmakter vid sådana beslut. Aktieägare har enligt 7 kap. 3 § ABL en generell rätt att utöva sin rösträtt genom ombud, förutsatt att ombudet har en skriftlig och daterad fullmakt som inte är äldre än ett år. ABL:s allmänna fullmaktsregler, som sannolikt främst är utformade med fysiska stämmor i åtanke, utesluter inte användning vid per capsulam-beslut och anger inte några detaljerade krav.
Ändå kräver Bolagsverket nu att fullmakten, utöver vad ABL föreskriver, ska ange exakt datum för stämmoprotokollet samt vilka specifika beslut som ska fattas. Detta går långt utöver lagens krav och gör per capsulam-beslut onödigt omständliga och svåra att använda i praktiken.
Det finns inget i lagen som stödjer att myndigheten kan ställa upp dessa nya formkrav. Denna avsaknad av tydligt lagstöd är inte bara en akademisk juridisk fråga – det skapar också oförutsebarhet och merarbete för företagen. När spelreglerna ändras genom intern praxis hos myndigheter snarare än genom lagstiftning, tvingas bolag att anpassa sig till rörliga mål, vilket leder till ineffektivitet.
Ett ineffektivt vapen mot brott – en tung börda för skötsamma
Bolagsverket har motiverat den nya praxisen med att den ska bidra till att motverka att företag används som brottsverktyg. Det är en ambition som förtjänar respekt och som ligger i linje med det bredare samhällsuppdraget att bekämpa ekonomisk brottslighet. Att säkerställa korrekta och spårbara beslutsprocesser i bolag kan i teorin vara ett led i detta arbete. Problemet är att denna åtgärd i praktiken inte träffar sitt mål.
Att kräva att fullmakterna ska innehålla både datum och specificerade beslutsärenden gör per capsulam-förfarandet betydligt mer administrativt betungande och bryter mot den tidigare smidiga hanteringen som många bolag, inte minst de med utländska ägare, vant sig vid. I många fall är det inte ens praktiskt möjligt.
Praxisen slår särskilt hårt mot utländska ägarbolag, som ofta har begränsad möjlighet att delta vid fysiska stämmor och har ökade utmaningar med att visa sin firmateckningsrätt i Sverige. Tidigare har en generell stämmofullmakt för viss tid varit accepterad – något som fungerat väl i praktiken för många bolag. Nu krävs en ny, specifik fullmakt inför varje per capsulam-beslut, vilket innebär en tidskrävande och krånglig process där ofta två olika personer i ägarledet – kanske på olika platser – måste involveras och signera dokument i flera led: först för att fullmakten ska vara giltig och sedan för att underteckna protokollet.
Det innebär en dubbel administrativ belastning, särskilt för de bolag som använder per capsulam som ett smidigt verktyg för snabba beslut – exempelvis vid brådskande kapitalanskaffningar eller godkännande av affärskritiska avtal. Kravet innebär nya administrativa moment, fördröjda beslut, och ökade kostnader – utan att det finns något som tyder på att åtgärden förhindrar ekonomisk brottslighet. Det är svårt att se hur kriminella aktörer, redan beredda att förfalska handlingar eller använda målvakter, skulle låta sig hindras av ett sådant här fullmaktskrav.
De hinder som Bolagsverket nu skapar drabbar i stället framför allt seriösa företag.
Praxisen underminerar lagstiftarens förenklingsintention
Lagstiftaren har under det senaste decenniet försökt förenkla bolagsrätten. Exempel på detta är möjligheten till elektronisk kommunikation, förenklad bolagsbildning och just per capsulam-beslut. När Bolagsverket lägger till nya formkrav som försvårar dessa förfaranden, går myndigheten emot lagstiftarens intentioner.
Om Bolagsverket anser att regelverket är otillräckligt, bör myndigheten initiera en lagstiftningsprocess, inte införa nya krav genom informell praxis. Det är lagstiftarens ansvar att stifta regler, inte myndigheters.
Konkreta konsekvenser för näringslivet
Bolagsverkets nya linje är inte enbart en fråga om principer, utan får direkta och kännbara negativa effekter på företagens dagliga verksamhet och konkurrenskraft:
• Ökade kostnader: För juridisk rådgivning och fler kommunikationssteg.
• Tidsfördröjning: Beslut försenas, vilket kan leda till förlorade affärsmöjligheter.
• Osäkerhet: Företag vet inte vad som gäller, eftersom kravet inte är lagstadgat utan bara en intern praxis.
Dags för omprövning
Bolagsverkets krav på särskild fullmakt vid per capsulam-beslut framstår som en välmenande, men felriktad åtgärd som främst skapar onödig byråkrati och operativa hinder för skötsamma företag. Den saknar lagstöd, skapar rättsosäkerhet och försvårar vardagen för företag som försöker göra rätt.
Om Bolagsverket anser att regelverket är otillräckligt, bör myndigheten initiera lagstiftningsprocess – inte införa informell praxis.
