Informella beslut som påverkar bolaget
Aktiebolagslagen fastställer hur de olika organen i ett aktiebolag samspelar. Men aktiebolagslagen fastställer också en hel del formaliakrav som ska iakttas av samtliga aktiebolag, oavsett storlek. I vad man kan kalla omogna bolag, såsom en del start-ups, små företag och familjeägda företag, förekommer inte sällan informella beslutsvägar – man för diskussioner över fikabordet och fattar i praktiken beslut som påverkar verksamheten. Dessa informella beslut som fattas dokumenteras sällan vilket innebär att bolagen i realiteten inte följer de regler som stipuleras i aktiebolagslagen. Detta är sällan ett hinder på en daglig basis, men kan få faktiska konsekvenser och ha en direkt effekt på bolagets värde. Det bolagsmännen sällan tänker på är vad avsaknaden av formalia kan få för framtida konsekvenser. Värdet på ett bolag kan ifrågasättas om formalia saknas vid försäljning av ett bolag. En potentiell köpare av bolaget kan inte följa de beslut som fattats och grunderna för dessa, till exempel avseende större investeringar, om underlag i form av styrelseprotokoll saknas.
Att vara formell i driften av sitt bolag är alltså ett lagkrav som, om det inte följs, kan medföra en negativ effekt för ägarna. Att sätta rutiner från början är således viktigt. Efter hand sätts ofta rutiner och i större bolag (och börsbolag naturligtvis) är corporate governance av nödvändighet inbyggt i aktiebolagets struktur.
För att starta ett bolag ställs en hel del formaliakrav, som alltid följs av den enkla anledningen att Bolagsverket ställer krav på att viss formalia ska redovisas i form av bland annat stiftelseurkund och bolagsordning för att bolaget ska registreras.
Men när bolaget väl är startat och drivs framåt – vilka krav ställs då på ett onoterat bolag?
Formaliakrav på onoterade bolag
Ägarna av bolaget ska redovisas i en aktiebok, där aktierna förtecknas liksom ägarnas namn och kontaktuppgifter med mera. Aktieboken ligger till grund för aktieägarnas utövande av rättigheter mot bolaget och är själva underlaget för att bedöma ägarbilden. Denna ska naturligtvis uppdateras vid behov vid ägarförändringar och alltid vara aktuell, vilket är styrelsens ansvar. Det är också straffbart att inte föra en aktiebok, om det sker uppsåtligen eller av oaktsamhet (fängelse eller böter finns i straffskalan).
Aktieboken är dock inte en offentligt tillgänglig handling, även om den ska kunna uppvisas för alla och envar på förfrågan. Sedan 2017 ska man dock (som huvudregel) registrera verklig huvudman hos Bolagsverket (som en följd av EU:s penningtvättsdirektiv), vilket medför att information om ett bolags ägarbild numera är offentligt tillgänglig. Det registret är sökbart och medför i praktiken att den fysiske person som ytterst äger eller kontrollerar ett bolag ska anges. Om en anmälan av verklig huvudman inte sker kan Bolagsverket ålägga såväl bolag som dess företrädare att vid vite göra en anmälan. Dessutom, i och med att registret är offentligt, är det sökbart för bland annat långivare som har att utreda vem som i grunden är kunden. Saknas uppgiften kan lånet helt enkelt utebli.
Sedan har vi de olika organen i ett företag. Aktieägarnas rätt att besluta i bolaget utövas vid stämman. Formkrav för kallelse föreligger såväl för den ordinarie stämman som extra stämmor och protokoll ska självklart föras. Av aktiebolagslagen framgår vilken information som ska föras in i protokollet. Dessa protokoll ska hållas tillgängligt för aktieägare och förvaras på ett betryggande sätt. Då beslut som fattas på dessa stämmor inte sällan är föremål för registrering hos Bolagsverket uppfylls oftast protokollkravet, eftersom protokollen krävs för olika registreringar. Om beslut vid stämma fattas på ett sätt som strider mot lag, till exempel om kallelse inte skett i behörig ordning, får såväl aktieägare som hela eller delar av styrelsen eller den verkställande direktören föra talan mot bolaget.
Styrelsen leder bolaget och utses normalt av stämman. Registrering av bolagets styrelsemedlemmar sker hos Bolagsverket och är således en offentligt tillgänglig uppgift. Styrelsen har till uppgift att svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter, fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation och se till att de ekonomiska förhållandena kontrolleras på ett betryggande sätt. Vid styrelsemöten ska protokoll föras och de beslut som fattas ska antecknas. Protokollen ska bevaras i nummerordning och på ett betryggande sätt. Vidare ska styrelsemöten sammankallas i viss ordning och alla styrelsemedlemmar ska kunna fatta underbyggda beslut. Underlåtenhet att sammankalla till styrelsemöte på begäran av VD eller styrelseledamot eller att fatta beslut i ett ärende utan att styrelsemedlemmarna haft tillfälle att på ett korrekt sätt bereda frågan är straffbelagt (med böter eller fängelse).
Det är här som de mer omogna företagen ofta fallerar – beslut fattas informellt även om de har bäring på styrelsens ansvar enligt aktiebolagslagen. Det medför att externa parter som har skäl att granska hur bolaget skötts och som har att bedöma vilka risker som kan finnas i bolaget (som en köpare eller en finansiär) inte kan hitta underlag för de beslut som fattats, vilket resulterar i att risken i bolaget på rent formella grunder kan bedömas som högre än vad som i praktiken är fallet. Det medför i sin tur en risk för ägarna, då värdet av bolaget är direkt påverkat av hur man bedömer risken i bolaget.
Vidare har det betydelse för styrelsen att det tydligt framgår hur beslut har fattats på grund av det styrelseansvar som vardera styrelseledamot har. Varje enskild styrelseledamot har ett ansvar gentemot bolaget, men också mot aktieägare eller annan. Om en styrelseledamot i sitt uppdrag agerar på ett sätt som strider mot aktiebolagslagen, bolagsordningen eller årsredovisningslagen och agerandet medför skada, kan styrelseledamoten hållas personligen ansvarig för detta. Saknas dokumentation kring hur beslut har fattats är det svårt för styrelsen att försvara sig mot påståenden om till exempel jäv, det vill säga att en styrelseledamot varit delaktig i beslut där denne inte haft rätt att delta.
På motsvarande sätt kan en aktieägare bli skadeståndsskyldig för skada som orsakats bolaget, en annan aktieägare eller annan vid överträdelse av aktiebolagslagen, tillämplig lag om årsredovisning eller bolagsordningen. Fattas ett beslut på en extra stämma som aktieägare är förhindrad att delta i på grund av jäv, utgör ett protokoll en värdefull handling för att utvisa hur det faktiskt gick till. Likaväl har protokollen från bolagsstämmor betydelse för bolaget som bevis för att en stämmas beslut fattats på rätt sätt, med rätt antal röster. Detta kan få betydelse som skydd mot enskilda aktieägares krav mot bolaget eller klander av stämmobeslut.
VD och vice VD utses av styrelsen. En VD ska sköta den löpande förvaltningen och bolaget bör upprätta en instruktion, enligt vilken begränsningar för VD:ns befogenhet tydligt bör framgå. VD får viss behörighet enligt aktiebolagslagen, men hur man väljer att begränsa denna internt (befogenheten) bör vara skriftlig och tydlig. På samma sätt bör firmateckningen tänkas igenom för att säkerställa att rätt parter företräder firman utåt.
Det finns en mängd olika situationer då bolagets avsaknad av formalia kan få konsekvenser för bolaget. Det är dock inte för sent att börja göra rätt och att bygga ett bolag som är stabilt även ur ett rent formellt perspektiv. Det finns också verktyg som underlättar, som till exempel styrelseportaler, där möjlighet finns att både dela och lagra för styrelsen relevant dokumentation.
